Pour sécuriser les entrées et sorties de ses jeunes élèves, l’école maternelle Xinquan de Guangzhou a investi dans une solution Evolis : Primacy 2. Après avoir utilisé des cartes de présence papier, à remplir manuellement, l’école a décidé d’investir dans une solution Evolis et de produire ses propres cartes. L’école est passée à des cartes de présence en PVC, encodées et protégées, pour une durée d’utilisation prolongée et une sécurité renforcée.

Défi : remplacer les cartes de présence traditionnelles par un système moderne et sécurisé

L’école maternelle de Xinquan, à Guangzhou en Chine, a été fondée en 2010. L’établissement est une institution privée, qui offre des cours à destination des enfants en pré-scolarité. Plusieurs cours sont proposés, parmi eux l’exploration des civilisations anciennes de la Chine, l’apprentissage de la lecture, la pratique de la danse et l’éveil aux mathématiques. L’établissement accorde une importance toute particulière à la sécurité des très jeunes enfants qui passent leurs journées au sein de l’école.

À l’origine, les cartes de présences des enfants étaient en papier et plastifiées, et comportaient uniquement le nom, la classe et le numéro de l’élève. Ce système présentait plusieurs inconvénients :

• Les enseignants devaient vérifier soigneusement les informations avec les parents pour éviter les erreurs,

• Les cartes étaient peu durables et se pliaient ou s’abîmaient généralement avant la fin du semestre,
• Les cartes étaient fréquemment égarées, il faut alors trouver une solution pour les remplacer rapidement.

Solution : des cartes PVC personnalisées avec l’imprimante Evolis Primacy 2

L’école maternelle de Xinquan a modernisé son système en adoptant des cartes à puce. Elle a également installé un portail d’accès à l’entrée et mis en place un système intelligent de gestion des accès. Désormais, le personnel et les élèves utilisent des cartes à puce sans contact et badgent pour entrer et sortir de l’école. Cette solution a été conçue par Evolis et son partenaire Guangdong Xinjiehao Technology Co, Ltd , qui utilise l’imprimante Evolis Primacy 2 pour personnaliser et imprimer les cartes de présence des élèves.

Les cartes de présence permettent à l’école maternelle de suivre la prise en charge des enfants et d’identifier les parents qui les déposent et viennent les récupérer. Chaque enfant possède sa propre carte, qu’il scanne chaque matin en entrant à l’école, ce qui enregistre son arrivée et transmet cette information à l’école. De même, en fin de journée, l’enfant scanne sa carte au moment de partir, permettant à l’école de valider son départ. Ce système permet de gérer précisément les présences et de fournir aux parents un suivi quotidien des heures d’arrivée et de départ de leur enfant.

La carte de présence des enfants est produite à partir d’une carte IC vierge, avec une impression couleur recto-verso. On y retrouve :

• Au recto : la photo de l’école maternelle Xinquan,
• Au verso : les instructions d’utilisation de la carte, le nom des enfants, la classe, leur photo personnelle et la puce. Cette dernière enregistre principalement les informations relatives à chaque élève et à ses parents, ainsi que l’heure d’entrée et de sortie de l’école.

Lorsque les enfants passent leur carte à l’entrée, toutes les informations susmentionnées sont lues et enregistrées. Simultanément, la caméra installée à l’entrée prend des photos instantanées au moment du passage de la carte. Toutes les informations se synchronisent ensuite avec le système.

Résultat : une sécurité renforcée et une gestion simplifiée

Le bureau des admissions de l’école maternelle est responsable de la conception et de l’impression uniforme de toutes les cartes au début d’un nouveau semestre. Si une carte est perdue ou doit être rééditée, cela peut se faire à tout moment. Même lorsqu’un enfant est récupéré ou déposé par différents membres de la famille, les cartes peuvent être imprimées et délivrées à tous, ce qui évite à l’enseignant de devoir confirmer les informations en contactant les parents par téléphone.

La nouvelle solution de carte de présence pour l’entrée des enfants facilite la gestion de l’accueil et de la prise en charge des enfants. Cela améliore considérablement la sécurité des enfants, ainsi que la rapidité et l’efficacité de l’enregistrement et de l’accueil des enfants. Ce système permet à l’école de facilement être informé de la présence des différents membres de l’école, l’efficacité de l’école maternelle en est considérablement augmentée. À ce jour, l’école maternelle Xinquan a délivré 2 500 cartes de présence, soit environ 1 000 cartes par semestre.

La prochaine étape pour l’école maternelle est d’utiliser Primacy 2 pour émettre des cartes pour les permis de travail des enseignants et pour le contrôle d’accès des autres personnes chargées de la livraison du matériel et les visiteurs notamment.