Contrôle d'accès

5 questions à se poser pour évaluer la pérennité du système de contrôle d’accès de votre entreprise

20 Oct 2020

Assurer la protection des personnes présentes dans vos locaux, de vos biens physiques (bâtiments, équipements, marchandises) et de vos données sensibles est capital. Cela nécessite d’adopter un système de contrôle d’accès garantissant un niveau de sécurité adapté aux exigences et contraintes de votre organisation. Aussi, veiller à la pérennité de votre système en place est primordial.

Nous vous guidons avec 5 questions à vous poser pour évaluer l’efficacité de votre dispositif.

1. Mon système correspond-il aux enjeux rencontrés aujourd’hui par mon organisation ?

Cette première question vous permettra d’évaluer l’adéquation entre votre système de contrôle des accès et vos besoins actuels. Depuis la mise en place de votre système, votre entreprise, votre écosystème et votre environnement ont évolué, faisant potentiellement naître de nouveaux enjeux.

• Facteurs endogènes :

Votre système de contrôle d’accès est-il toujours adapté à l’effectif de votre organisation ?
Parvient-il à absorber les flux, notamment lors de l’arrivée et du départ des collaborateurs ?
De même, si la configuration de vos locaux a changé, votre système a-t-il pu s’adapter en tout point ou présente-t-il des lacunes ?
Enfin, votre système actuel parvient-il à gérer l’évolution des données devant être sécurisées (volume et typologie) ?

• Facteurs exogènes :

L’environnement externe doit également être pris en compte dans votre évaluation et l’évolution des risques d’intrusions et de cambriolages sérieusement considérée. Les contextes concurrentiels et politiques mais aussi sanitaires font également apparaître de nouveaux enjeux.

Dans quelle mesure votre organisation est-elle exposée à un risque d’espionnage industriel, à une menace terroriste ?
Lors de l’accès aux bâtiments ou zones sensibles, votre système permet-il de respecter une distanciation entre les personnes et d’éviter au maximum les contacts physiques avec les équipements en place ?

Enfin, les aspects réglementaires peuvent imposer des contraintes nouvelles. Pour exemple, la réglementation RGPD visant à renforcer la sécurité et la confidentialité des données personnelles peut nécessiter une adaptation du système.

2. Quel est le bilan à date de mon système de contrôle d’accès ?

Les enjeux pour les entreprises sont colossaux : en France, le nombre d’intrusions dans des locaux industriels et commerciaux a augmenté de 4,9% en 2019*. En 2020, le coût moyen d’une violation de données en entreprise est estimé à pas moins de 3,4 millions d’Euros**.

Ludovic Simonneau, Chef de Marché chez Evolis

Votre système de contrôle d’accès doit faire l’objet d’un bilan chiffré tant au niveau du nombre des défaillances qu’il a démontrées qu’au niveau des coûts supplémentaires qu’il a engendrés. Cette évaluation doit idéalement être réalisée de manière continue pour prévenir et limiter les risques et mener les actions correctives à temps.

Pour estimer de la manière la plus précise les coûts causés par votre système de contrôle des accès, il convient de bien prendre en compte :

• les coûts visibles : vols, opérations de maintenance et de réparation du système, amendes en cas de non conformité à la réglementation en vigueur, etc.

• les coûts induits non visibles tels que le temps passé à gérer les défaillances récurrentes du système.

Les données ainsi obtenues vous permettent de mesurer l’efficacité de votre système et de prendre les décisions adaptées : de simples mises à jour à des évolutions nécessaires, allant jusqu’au remplacement total du système. Cette option peut parfois s’avérer être la plus économique.

3. Quels sont les retours d’expérience des utilisateurs du système ?

Si votre système de contrôle des accès (access control en anglais) doit être évalué via des données mesurables et chiffrées, il est également essentiel de recueillir le retour des équipes quant à son usage au quotidien. Ces informations sont clés pour évaluer la pérennité du dispositif en place et vous guider dans vos choix.

• Utilisateurs du système : il s’agit de savoir si le système tient ses promesses par rapport aux objectifs fixés lors de sa mise en place.
Simplifie-t-il l’expérience des utilisateurs ?
Quels aspects du système ne sont pas satisfaisants ?
Quelles pistes d’amélioration seraient à explorer ?

Autant de questions qui livreront de précieux indices pour améliorer le système en place tout en renforçant la sécurité globale de votre entreprise et apportant plus de confort aux utilisateurs.

• Gestionnaires du système : obtenir le retour d’expérience des personnes confrontées de manière quotidienne aux problématiques de contrôle des accès est primordial dans votre démarche d’évaluation. Qu’elles soient en charge de la gestion des accès (habilitations) en eux-mêmes ou des équipements composant votre dispositif (badges d’accès, lecteurs, etc.), elles seront en mesure de vous indiquer si elles rencontrent des difficultés avec le système actuel.
La mise à jour des droits d’accès est-elle aisée ?
Le fonctionnement est-il le plus autonome possible afin de limiter les interventions humaines, sources potentielles d’erreurs ?
Il peut également être intéressant d’interroger ces personnes sur leur perception de l’efficacité du système pour les interlocuteurs externes (clients, prestataires, fournisseurs et autres publics).

4. Puis-je profiter de mon système de contrôle d’accès actuel pour y ajouter des fonctionnalités

Pour évaluer la pérennité de votre système de contrôle des accès, il est important de vous interroger sur les capacités de ce-dernier à évoluer et à s’adapter aux nouveaux besoins de votre organisation. Ainsi, le dispositif actuel est-il en mesure d’intégrer des services additionnels (tels que l’accès aux photocopieurs et imprimantes, aux distributeurs automatiques) ? Si la réponse est positive, cela vous permettra de :

• optimiser votre investissement en rassemblant au sein d’un unique système plusieurs fonctionnalités,

• apporter plus de confort et de praticité à vos utilisateurs pour une satisfaction renforcée,

• contribuer à moderniser votre organisation et simplifier son fonctionnement.

Un système de contrôle des accès basé sur des cartes personnalisées et encodées permet une telle évolution des fonctionnalités. Les badges d’accès deviennent alors multi-applicatifs, simplement en encodant au sein de leur piste magnétique ou de leur puce (avec contact ou RFID sans contact) les données nécessaires pour accéder aux différents services.

Les cartes magnétiques et les cartes à puces peuvent ainsi être facilement reprogrammées pour ajouter, effacer ou modifier des données. Cette flexibilité permet de conserver un support unique, la carte, et de le faire évoluer en fonction de vos besoins, sans avoir à remplacer vos lecteurs en place.

Si vous choisissez d’émettre vous-mêmes vos badges d’accès pour plus d’indépendance et de réactivité, certains modèles d’imprimantes à cartes peuvent être facilement équipés d’encodeurs.

5. Comment puis-je faire évoluer mon système de contrôle d’accès ?

Grâce aux réponses aux questions précédentes, vous êtes maintenant en mesure d’évaluer la pérennité de votre système de contrôle des accès. Vous vous trouvez donc dans l’un des trois cas de figure suivants :

1. Votre système est fiable et donne entière satisfaction à ses utilisateurs : vous le conservez donc ainsi tout en veillant à surveiller les indicateurs de sa performance,

2. Votre système doit évoluer pour répondre à vos enjeux et besoins d’aujourd’hui et de demain,

3. Votre système est obsolète et vous devez envisager son remplacement à court ou moyen termes.

Dans les deux derniers cas, il peut être pertinent de s’intéresser à une solution basée sur cartes qui présente les avantages suivants :

elle permet une identification visuelle en tout temps, simplement par le port du badge, ce que les autres systèmes de contrôle d’accès ne peuvent offrir.
elle s’ajuste au niveau de sécurité requis au sein de votre organisation par la diversité d’éléments pouvant être intégrés sur les cartes : personnalisation graphique avec photo (identification visuelle), code-barre ou QR-code, encodage de données sur une piste magnétique ou une puce, hologrammes (génériques ou personnalisés), ajout de films de lamination pour une protection renforcée des cartes, impression d’éléments invisibles à l’oeil nu (micro-textes en ultra haute définition, encre UV).
elle est évolutive grâce à l’encodage de données sur les cartes : vous avez besoin de mettre à jour les droits d’accès ou d’ajouter des fonctionnalités à votre système, ré-encodez vos cartes et le tour est joué !
elle offre un coût abordable et est compatible avec de nombreux modèles de lecteurs déjà en place, d’où un investissement réduit.
elle permet une automatisation des process : les cartes sont lues automatiquement par des dispositifs spéciaux et limitent les interventions humaines.

Un point additionnel à considérer pour faire évoluer ou renouveler votre système est son mode de gestion : souhaitez-vous l’externaliser ou l’internaliser ? En optant pour une solution de contrôle d’accès sur cartes plastiques, vous pouvez être totalement autonomes pour personnaliser et imprimer vos badges. Vous gérez ainsi plus facilement les nouvelles demandes et les renouvellements suite à une perte ou à un vol.