Émission des cartes d’étudiant en université et grandes écoles : préparez la prochaine rentrée scolaire !

Pour chaque université ou grande école, la rentrée des étudiants constitue une période clé. Elle fait ainsi chaque année l’objet de toutes les attentions et apporte son lot de tension et de stress pour le personnel en charge de la préparer. Dans un laps de temps très court, une multiplicité de tâches doivent être accomplies et de demandes traitées. Durant cette période, il s’agit d’optimiser l’expérience des étudiants et du corps enseignant et de préserver l’image de marque de l’établissement.

Parmi ces tâches figure la création de la carte d’étudiant personnelle et personnalisée, qui requiert la mobilisation de nombreuses ressources. De plus, elle peut rapidement s’avérer complexe. Nous vous livrons, dans les lignes qui suivent, les avantages d’une solution déjà plébiscitée par de nombreuses universités et grandes écoles.

Comment optimiser la création et l’émission de cartes d’étudiant lors de la rentrée scolaire ?

Émettre les cartes d’étudiant est chronophage et constitue chaque année un véritable enjeu. Il s’agit de délivrer à chaque étudiant sa carte personnalisée dans un délai très court, en tenant compte des particularités éventuelles liées au profil de l’étudiant. Heureusement, il existe une solution pour simplifier cette tâche et aborder la rentrée de vos étudiants plus sereinement.

Pour la rentrée, simplifiez-vous la vie !

La rentrée universitaire est stressante par nature. Malgré toute la préparation en amont dont elle bénéficie, l’afflux de demandes et de tâches à accomplir au dernier moment la rend complexe.

L’impression de cartes d’étudiant fait partie de ces tâches qu’il est compliqué d’anticiper dans leur globalité. En effet, les dossiers administratifs doivent être complets, une seule pièce manquante peut empêcher l’émission de la carte.

Que vous fassiez appel à un prestataire externe ou que vous émettiez vous-mêmes ces cartes d’étudiant, il vous faut gérer les demandes de cartes, leur impression, les vérifier puis les remettre aux étudiants. Ce process est souvent laborieux.

La bonne nouvelle ? C’est qu’il peut être complètement automatisé, vous libérant ainsi un temps précieux pour vous consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Optez pour la création sécurisée de cartes étudiantes en borne libre service

Imaginez des bornes installées au sein de votre campus, en libre accès pour vos étudiants et leur permettant de retirer leur carte à tout moment et en toute sécurité.

Via des modules de personnalisation et d’impression de cartes disposés dans ces bornes, les cartes d’étudiant peuvent être émises de manière automatisée, sans nécessiter l’intervention d’un membre du personnel.

Les bénéfices sont au rendez-vous pour l’émission des cartes étudiants en libre service :

• pour les équipes administratives qui se voient délestées d’une tâche chronophage, stressante et sans réelle valeur ajoutée.

• pour les étudiants qui bénéficient d’un meilleur service : terminées les longues files d’attente pour retirer sa carte. Ils peuvent émettre leur carte de manière autonome au moment qui leur convient le mieux, sans devoir se conformer aux horaires d’ouverture des secrétariats. À l’aide d’un simple identifiant, qui peut prendre la forme d’un QR code, d’un mot de passe ou d’un code numérique, l’étudiant est reconnu par le système et la carte émise en toute sécurité.

• pour la direction de l’université ou de l’école qui maîtrise en totalité les coûts liés à l’émission des cartes : suppression des coûts liés au temps passé par son personnel et émission totalement internalisée qui ne rend plus l’établissement tributaire d’un prestataire externe et de ses conditions tarifaires.

Kiosk : un système testé et approuvé par les universités européennes

Diverses universités et grandes écoles ont déjà fait le choix de mettre en place des bornes en libre service au sein de leur(s) campus pour la création des cartes de leurs étudiants. Elles ont, pour leur projet, retenu les solutions Kiosk du fabricant d’imprimantes à cartes Evolis.

Les retours à la fois du personnel administratif et des étudiants sont unanimes : gain de temps, praticité, sécurisation et autonomie sont des avantages particulièrement soulignés par les différents utilisateurs du système.

6 universités berlinoises ont déployé des bornes pour l’émission de plus de 180 000 cartes étudiantes. Devant l’accroissement du nombre d’étudiants et la stagnation, voire la diminution des ressources en personnel, la création des cartes devenait à chaque rentrée un vrai casse-tête. La mise en place des bornes a mis fin à ce goulot d’étranglement. Les directions des universités de Berlin ont également profité du changement de système pour ajouter des fonctionnalités aux cartes étudiantes. La campuscard revêt désormais différentes fonctions : carte étudiante, carte de bibliothèque, porte-monnaie électronique pour le restaurant universitaire et carte de transport.

L’université de Bologne a quant à elle choisi d’installer plusieurs bornes en libre service pour faciliter la création des cartes sur ses 5 campus italiens. La direction de l’université visait deux objectifs en optant pour ces bornes : le premier était de mettre fin aux interminables files d’attente qui se formaient devant les secrétariats de ses 5 campus à chaque rentrée ; le second était de libérer le personnel administratif de tâches à faible valeur ajoutée. À ce jour, le projet déployé en 2019 a rempli sa double mission.

Créer des cartes étudiantes simplement grâce aux bornes Kiosk, c’est l’innovation de votre prochaine rentrée !

À l’image de ces universités, vous aussi, expérimentez les avantages de l’émission des cartes d’étudiant via des bornes dédiées. Cette tendance s’inscrit dans une démarche d’innovation et d’amélioration des services proposés à vos étudiants.

En levant cette complexité liée à la création des cartes et à leur remise aux étudiants, vous libérez du temps à votre personnel.

De plus, vous permettez à votre public estudiantin de profiter d’une plus grande flexibilité, tout en garantissant la sécurité du processus. Si ce dernier ne peut s’acquitter de rendre un dossier complété (avec nom, prénom, photo, etc.) à votre administration, il jouit d’une plus grande liberté pour éditer sa carte lors de la rentrée. Il pourra également l’imprimer durant l’année, dans le cadre d’un renouvellement (suite à une perte ou à un vol par exemple).

Enfin, ce système présente l’avantage d’être inclusif, n’excluant aucun étudiant car n’étant pas dépendant de la possession d’un matériel personnel tiers (smartphone par exemple).

Les bornes permettent également d’ajouter des données personnelles sur les cartes via un système d’encodage. Les cartes d’étudiant deviennent alors multiservices, ne se cantonnant pas à leur seule fonction d’identification. Divers services aux étudiants peuvent ainsi être gérés via ces cartes, parmi lesquels :

• Paiement à la cafétéria (limitant la circulation d’argent liquide) au sein de votre établissement

• Emprunt de livres et autres ressources à la médiathèque

• Accès aux matériels (photocopieurs, distributeurs…) ou à certains espaces réservés (laboratoires, salles informatiques…).

À noter : les cartes étudiants peuvent intégrer une puce RFID (sans contact) sur laquelle le système peut encoder des données personnalisées. Ce type d’encodage peut être privilégié pour éviter les contacts physiques et préserver la sécurité sanitaire dans votre établissement.

En ajoutant la gestion de ces services à vos cartes, vous tirez ainsi pleinement profit de vos installations de bornes. Vous maximisez ainsi votre retour sur investissement tout en améliorant l’expérience de vos étudiants.

Votre personnel appréciera également la mise en place d’un tel dispositif. Cela lui permettra de se consacrer à des missions plus valorisantes et d’atténuer le niveau de stress généré par la période de rentrée.

Pour mettre en place vos bornes en libre service au sein de votre université ou grande école, associez-vous à un partenaire de choix, reconnu pour la fiabilité de ses systèmes et son expertise. il saura vous conseiller pour vous proposer la solution la plus adaptée à vos besoins particuliers. Evolis est ainsi en mesure de concevoir des systèmes sur mesure, au plus proche de vos attentes.